E-Mail-Archivierung: Mails bitte nicht löschen!

Die wenigsten Unternehmer wissen, dass geschäftsrelevante E-Mails sechs bzw. zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Da das Bundesfinanzministerium nicht genauer definiert, was wichtig ist und was nicht, ist die E-Mail-Archivierung in vielen Betrieben ein heikles Thema. In den letzten Jahren wurden viele Gesetze erlassen, die den Umgang mit E-Mails vorschreiben. So gibt es bereits seit fünf Jahren die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Darin wird für Unternehmen verpflichtend vorgegeben, dass alle steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung stehen müssen. Das betrifft die Einsicht in Aufzeichnungen, Geschäftsbücher und sonstige Geschäftspapiere und auch steuerrelevante E-Mails. Vor diesem Hintergrund sind Unternehmen gut beraten, über professionelle E-Mail-Archivierungen nachzudenken.